Cómo convertir un docupoint en una presentación

Son ya varias las personas que, tras vernos en alguno de los seminarios que hemos impartido o después de ver nuestro trabajo en Slideshare , se acercan tímidamente para hacernos esta pregunta:

“¿Cómo puedo convertir mi típico docupoint en una presentación visual?”

El error más común es pensar que podemos pasarle nuestro docupoint al departamento de diseño gráfico (si disponemos de él) y que harán su magia consiguiendo una presentación visual. ¿Por qué es un error? Porque no son magos, así que si lo que les das como punto de partida está mal enfocado, eso no hay diseñador gráfico que lo arregle. “Entonces, ¿qué hay que hacer?”, os preguntaréis…

Pues vamos a ver cómo sería el procedimiento en una serie de sencillos pasos. Imaginad que tenéis vuestro docupoint abierto en la pantalla y ahora preguntaos:

•  ¿Cómo vas a hacer la presentación? ¿Realmente necesitas usar diapositivas o te vale con una pizarra y un rotulador? ¿O basta con tu discurso?

•  ¿Quién es tu audiencia? ¿Qué es lo que quieren saber? ¿Por qué están ahí? ¿Cuáles son los beneficios que les va a aportar lo que estás presentando?

•  ¿Tienes un mensaje? ¿Puedes sintetizar ese docupoint en una frase? ¿Esa frase resume los beneficios de lo que estás presentando para esa audiencia concreta?

•  El docupoint que tienes delante, ¿cuenta una historia? ¿O es una lista de características de lo que estás enseñando?

•  ¿Puede alguna parte del docupoint, ser reemplazada por un vídeo o una demostración en directo, para que la audiencia recuerde mejor esa parte?

Y, ahora, un ejemplo.

Imaginad la típica presentación, perdón, docupoint de empresa. Esas típicas presentaciones cuentan lo siguiente (he pasado ya por varias empresas y siempre son similares):

•  Nuestra empresa es muy grande

•  Tiene oficinas en X países (aquí suele aparecer un mapa del mundo con los empleados de cada sede en letra de tamaño 8)

•  Somos X empleados. Esta información suele aparecer en la misma diapositiva que la de los países

•  Trabajamos en esto, eso y lo otro (aquí hay que poner muchas cajitas y muchas pequeñas fotos de móviles de última generación, tablets, trenes de alta velocidad, coches de lujo o aviones grandes, según sea tu mercado)

•  Nuestros empleados son expertos en X (y si además pones que también lo son en Y y Z, mejor)

•  Nuestros clientes son A, B y C (cuantos más logos en esta diapositiva, mejor)

•  Nuestros productos son 1, 2, 3,...,n (hay que meter muchos productos, aunque sean de hace 10 años)

•  Nuestros socios son alfa, beta y omega (más logos)

•  Y nuestra forma de trabajar es (aquí hay que poner un diagrama con todos los pasos de la forma de trabajar y con texto muy pequeño para que quepa todo en una diapositiva)

Bien, vamos a hacernos las preguntas que mencionábamos antes.

•  Forma de presentar: “Es que queremos una presentación que valga para enviarla por mail y presentarla en vivo y tiene que ser con diapositivas”. ¡NO! Para enviar por mail, prepara un folleto (un documento con todo lo que tiene el docupoint) y para presentar (y si tiene que ser diapositivas), prepara una presentación visual.

•  La audiencia: “Es que queremos usar la misma presentación para nuestros clientes, nuestros partners, el comité ejecutivo, los empleados y cuando vamos a la universidad a reclutar becarios”. ¡NO! Cada audiencia necesita que le cuentes cosas distintas: ponte en su lugar y pregúntate si como becario, quieres que te cuenten los clientes que se tienen. O si eres del comité ejecutivo, supongo que ya sabrás lo grande que es la empresa: al fin y al cabo, eres uno de los que la dirigen. A un becario puede interesarle ver lo a gusto que se trabaja y que se puede viajar mucho. A un empleado recién llegado puede interesarle la carrera profesional. A un cliente le gustará ver con qué clientes y con qué productos se trabaja.

•  Mensaje: “Nuestra empresa es grande. No, espera. Tenemos muchos productos. No, eso tampoco. Somos expertos en X. ¿Eso vale?”. Tu mensaje depende tu audiencia, así que tendrá que ser el que sintetice los beneficios para ellos. “El mejor sitio para trabajar”. “X, la solución para sus problemas de Z”. “Nuestros clientes, la mejor publicidad”. Audiencias diferentes, mensajes diferentes.

•  Historia: “¿Ein?”. El docupoint descrito es una lista de características de tu empresa. No cuenta una historia. Y, como todo lo demás, debe ser distinta para cada audiencia. Pónte en su lugar y piensa en qué quieres que te cuenten. “Cuando yo llegué a esta empresa, me sentí muy afortunado por…”. “Sus beneficios están bajando. ¿Les gustaría saber cómo evitarlo?”. “Nuestro departamento se ha enfrentado a tremendos obstáculos para conseguir lanzar el producto a tiempo. Todo comenzó cuando…”.

•  Vídeos y demostraciones. Depende de tu audiencia, como antes. Si estás presentando un producto al comité ejecutivo, haz una demo. Si estás hablando de lo que hace tu empresa a los trabajadores que acaban de empezar, un vídeo de lo que se hace puede hacerles ver que el sitio donde se han metido es genial para trabajar. Eso sí, intenta que ninguna de esas dos cosas dure más de 5 minutos: céntrate en lo esencial, lo que va a convencer a tu audiencia.

“Entonces, ¿tiro el docupoint?”. No es mal comienzo. Quizá cuando hayas pensado en estas preguntas y estés preparado para coger un papel y un bolígrafo y reorientar tu discurso, puedas recuperar alguna cifra o nombre de producto para incluirlo en tu presentación. Pero no olvides que lo primero es tu audiencia: no les hagas perder el tiempo con cosas que no les interesan.

¡Ah! Y si después de tener esbozada tu presentación sobre el papel o en PowerPoint, puedes contar con un equipo de diseño gráfico, seguro que lo mejoran de manera espectacular: pero dales algo con lo que empezar.