Presentaciones

Por una empresa más verde, eficiente y eficaz

Don't forget to recycle! by Pylon757

En cuánto podríamos reducir la huella de carbón de nuestras empresas modificando un hábito tan cotidiano como pernicioso: el uso indiscriminado de docupoints.

Docupoint

Ahora bien, ¿qué es un docupoint? El término docupoint, fruto de la unión de "documento" y "powerpoint" denomina todo aquel documento, que no presentación, fruto de un uso inadecuado de Powerpoint o Keynote. 

¿No queda claro? Démosle otra vuelta. Un docupoint es todo informe financiero, de marketing, de resultados, oferta comercial (¿oferpoint?), etc., que en vez de ser redactado empleando un procesador de textos termina siendo redactado en PowerPoint o Keynote, por nombrar los dos sospechosos habituales.

Ahora bien, ¿cómo hemos llegado a una situación en la cual PowerPoint parece haberse convertido en el formato corporativo por excelencia para el intercambio de prácticamente cualquier tipo de información?

Las excusas, que no razones, son variopintas pero casi todas parecen pivotar alrededor de un factor, la atención. Cada día nos asaltan con información desde múltiples puntos, no solo ya desde los tradicionales medios de difusión de masas como la televisión, la radio y la prensa, sino también desde nuestros buzones de correo -si, porque habitualmente tenemos más de uno- el teléfono móvil, el teléfono fijo, los SMSs, el Twitter, Facebook, etc. Bienvenidos a un mundo "siempre conectado, siempre distraido."

Es tal la avalancha que necesitamos que las unidades de información sean cada vez más compactas para que podamos asimilarlas antes de la siguiente interrupción, de ahí el éxito de servicios como el SMS y el Twitter. En qué lugar quedan entonces los informes, análisis y propuestas de toda la vida, escritas con procesadores de textos y extendiéndose varias páginas en las que se analizan en profundidad y desde distintos puntos de vista los temas a tratar. Sencillamente han quedado fuera de juego. No tenemos tiempo de leerlos, necesitamos un resumen ... PowerPoint llega al rescate.

Bananaman por King of Jive

¿Rescate?

En realidad se trata de un espejismo, una herramienta no va a solucionar nuestro déficit de atención. La sustitución de formatos no resuelve el problema, de hecho lo agrava aún más. El formato PowerPoint no fue concebido para organizar un pensamiento/argumento escrito sino para dar soporte a un discurso oral. Desgraciadamente las presentaciones al uso -diapositiva tras diapositiva llena de texto- han dado cuño a un término: "muerte por PowerPoint." Estamos empleando una herramienta para lo que no es. Cualquiera que haya probado a clavar clavos con una cuchara -si, con una cuchara- habrá comprobado que funciona, pero no se le ocurrirá jamás desterrar el martillo de su caja de herramientas.

El uso de PowerPoint como medio de transmisión de información escrita es contraproducente por varios motivos, centrémonos en tres: 

  • Ecología/huella de carbono
  • Eficiencia
  • Sobresimplificación

Ecología/huella de carbono

Por regla general, los docupoints se imprimen, si, se imprimen porque queramos o no aún somos inmigrantes digitales que no han abrazado por completo la revolución digital. 

Frente a un documento de texto, el docupoint, con sus fondos a todo color, consume además grandes cantidades de tóner, ya sea negro o en color.

Finalmente un docupoint emplea,en términos generales, un mayor número de páginas que un resumen ejecutivo textual.

En definitiva, más toner, más papel, más electricidad ... una mayor huella de carbono.

Eficiencia

Ya hemos comentado que un docupoint emplea un mayor número de páginas que su equivalente textual. No es pues demasiado arriesgado aventurar que dicho incremento de páginas conlleve una mayor cantidad de tiempo en su elaboración. No faltará quien señale sin embargo que, tomando una diapositiva de aquí y otra de allá en realidad se puede componer un docupoint en un brevísimo espacio de tiempo. Demos pues la bienvenida a un nuevo término: "frankenpoint." Un frankenpoint es el resultado de la construcción de un docupoint a partir de fragmentos de otros docupoints cuyos restos decadentes encontramos en algún oscuro rincón de nuestro disco. Ni que decir tiene que salvo contadas excepciones, ponemos en cuarentena los resultados que puedan obtenerse por esta vía, carente en principio de mensaje y cualquier tipo de hilo conductor.

 Frankie Stein por D'mooN

Sobresimplificación

Resumir un documento de varias decenas de páginas en unas pocas diapositivas exige grandes dotes de síntesis. Si a ello le agregamos una cierta dosis de urgencia el resultado será, en una buena parte de las ocasiones, una visión sobresimplificada -simplista- del problema y su posible solución. El docupoint no hará justicia a la propuesta que intenta resumir lo cual redundará en muchos casos en oportunidades perdidas para el autor del informe docupointeado, pero también para el receptor del mismo. 

La solución Toyota

Hace ya dos años, Katsuaki Watanabe, CEO de Toyota Motor Corporation, primer fabricante mundial de automóviles, decidió poner fin a esta práctica que suponía una sangría de recursos humanos y materiales para la compañía. Con este movimiento, Watanabe no condenaba a la herramienta en si (PowerPoint, Keynote, etc.), pero si que documentos escritos con esta herramienta tienen menos contenido -nótese la sutil diferencia entre contenido y simple texto- y son menos claros a pesar de lo cual emplean más papel y tinta al imprimirse y lleva más tiempo prepararlos. En una economía en recesión en la que las empresas buscan reducir costes superfluos, ¿en qué lugar queda una práctica -la redacción de docupoints- que lleva más tiempo, cuesta más dinero (toner, papel, electricidad) y encima es menos eficiente en la transmisión eficaz de las ideas?.

¿La solución para nuestra empresa?

Afrontémoslo, nadie tiene tiempo de leer documentos de decenas de páginas, así que lo que se espera es un resumen embutido en un puñado de transparencias. Sin embargo, ¿No es más difícil leer 10 diapositivas llenas de texto a 10 puntos que un documento de un par de páginas donde las sangrías, los espacios y el uso de títulos e imágenes nos permiten seguir claramente el hilo conductor de lo que se cuenta?.

El “no tengo tiempo” no es una excusa. Probemos una cosa: enviemos por correo el documento u hoja de cálculo a discutir y acompañémoslo de un resumen ejecutivo para el receptor. Posteriormente, hagamos una presentación oral con diapositivas de Powerpoint como apoyo visual, con abundancia de imágenes -y poco texto- que hagan recordar lo que estamos contando. En esta presentación -oral- transmitiremos la esencia del documento. Si el receptor del documento necesita más datos o analizar algún aspecto en mayor profundidad tendrá el documento completo original.

Es más, compliquemos el desafío, pasemos documento y resumen ejecutivo para posteriormente hacer una presentación -si, oral- sin usar siquiera PowerPoint, con el único soporte de una pizarra y un rotulador -un flipchart también vale. ¿No sería eso mucho más fructífero y eficiente que proyectar el temido y denostado "docupoint"?.

Adopta las nuevas tendencias en presentación, por una empresa más verde, eficiente y eficaz.

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